Die Handelsstufe stellt sich zunehmend als Engpass in der Vermarktung heraus. Daher besteht ein großes Interesse an Transparenz in diesem Bereich. Standardisierte Informationsflüsse helfen den mengen- und wertmäßigen Warenfluss im Handel optimal planen, kontrollieren und steuern zu können.

In diesem Beitrag erfahren Sie:

• welche Informationen sich aus dem geschlossenen Warenwirtschaftssystem gewinnen lassen,
• welche Handelserfolgskennziffern für die Platzierung entscheidend sind,
• welche Informationen in ECR- und CPFR-Systemen ausgewertet werden.

Geschlossenes Warenwirtschafts-System

Module

Warenwirtschaftssysteme sind Organisationsverfahren zur Erfassung sowie zur zielgerichteten Verarbeitung und Aufbereitung von Warenbewegungsdaten, um durch fundierte betriebliche Entscheidungsprozesse den mengen- und wertmäßigen Warenfluss im Handel, und verkettet im gesamten Absatzkanal, stets optimal planen, kontrollieren und steuern zu können. Die Zielerreichung setzt möglichst eine artikelgenaue, lückenlose und aktuelle Erfassung der mengen- und wertmäßigen Warenbewegungsdaten in den betrieblichen Funktionsbereichen Einkauf, Lagerhaltung und Verkauf voraus. Man unterscheidet manuelle und computergestützte Warenwirtschaftssysteme. Manuelle Warenwirtschaftssysteme sind nicht in der Lage, alle mengen- und wertmäßigen Warenbewegungsdaten mit vertretbarem Aufwand zu erfassen, aufzubereiten und zu verarbeiten, sodass man sich eher auf grobe Ergebnis- bzw. Erfahrungswerte stützen muss. Hingegen erlauben computergestützte Warenwirtschaftssysteme, aktuelle Informationen über die vielfältigen mengen- und wertmäßigen Warenbewegungen Personen unabhängig, überschaubar und wirtschaftlich bereitzustellen. Dabei sind sowohl Soft savings möglich, also planerische Vorteile aus aktueller und ausführlicher Information, als auch Hard savings, die durch eine rationellere Gestaltung der Arbeitsabläufe zu einer direkten Kostensenkung führen. Dabei wird eine individuelle oder standardisierte Artikelcodierung vorausgesetzt, die in die EDV eingegeben und dort zielgerichtet verarbeitet werden kann.

Moderne Betriebstypen des Handels sind mit computergestützten geschlossenen Waren-Wirtschafts-Systemen GWWS zur unverzüglichen, artikelgenauen Datenerfassung sowohl im Wareneingang als auch in der Lagerhaltung und im Warenausgang ausgestattet. Diese hängen eng mit der physischen Distribution zusammen. Ein Warenwirtschaftssystem ist geschlossen, wenn die Warenbestände in allen Unternehmensbereichen artikelgenau geführt und kurzfristig fortgeschrieben werden also vom Wareneingang an der Rampe über die Zwischenlagerung, die Verkaufsraumplatzierung bis zum Kassen-Check out. Es ist zudem mehrstufig, wenn alle warenwirtschaftlichen Anforderungen eines filialisierten Handelskonzerns abgedeckt werden also Zentrale, regionale Niederlassungen, Läger und verschiedene Vertriebsschienen. Die Aufgaben umfassen im Einzelnen die Disposition, das Bestellwesen, die Wareneingangserfassung, die Rechnungskontrolle, die Warenausgangserfassung, die Kassenabwicklung und die Informationsableitung daraus. Dazu ist EDV-Stützung unerlässlich erforderlich. Daraus lassen sich vielfältige Managementinformationen erstellen. Eine wichtige ist die permanente Inventur durch steten Abgleich der Soll- mit den Istbeständen. Ebenso können Umsätze, Absätze, Spannen, Deckungsbeiträge, Aktionsergebnisse, Sortimentsverbünde etc. nach Artikeln, Zeiträumen, Standorten etc. ausgewiesen werden. In Computernetzen Intranet werden intern verteilte Aufgaben wahrgenommen. In Extranets ist eine Anbindung mit Lieferanten Hersteller, Großhandel möglich, so zum Bestell-, Liefer- und Rechnungsdatenaustausch, zur elektronischen Zahlungsabwicklung und zur Marktdatenkommunikation in Co-Organisation. In gleicher Weise sind Kunden einbindbar, etwa bei Formen des Electronic cash. Warenwirtschaftssysteme bestehen meist aus drei Erfassungsmodulen und beliebigen Ausgabemodulen. Die Erfassungsmodule wiederum betreffen den Wareneingang, die Warenlagerung und den Warenausgang.

Das Wareneingangsmodul befasst sich mit der artikelspezifischen Wareneingangserfassung. Es ist gekoppelt an den Abgleich der Bestellung und damit verbundene Fehlermeldungen bzw. Korrekturen sowie mit der Bewertung und der Lagerbestandsführung. Die Wareneingangserfassung ist zugleich Basis der Rechnungskontrolle. So wird eine Soll-Rechnung Pro-Forma-Rechnung erstellt, die mit der Lieferantenrechnung abgeglichen wird. Beim Wareneingang werden folgende Daten festgehalten:

• Art der angelieferten Waren, Lieferant dieser Waren, Menge/Sortierung der angelieferten Waren, Wareneingangstermin, Übereinstimmung der Lieferung mit dem Auftrag.

Das Bestell- und Lagermodul unterstützt die Disposition durch Berücksichtigung von Bedarf, Lieferzeit, Umschlaghäufigkeit, Mindestbestellmenge, Konditionen etc. Entsprechende Bestellvorschläge werden automatisiert erstellt und bei Freigabe übermittelt. Teilweise wird auch automatisch bestellt, indem die Bestandsführung optimiert, die Lieferanten selektiert und die Distribution vom Zentrallager oder über Strecke vorgegeben wird. Bei der Warenlagerung wird dazu festgehalten:

• Art der gelagerten Waren, Menge/Sortierung der gelagerten Waren, Dauer der Lagerung als Differenz zwischen Anlieferung und Verkauf, Regalflächenbeanspruchung der Waren, Platzierung der Waren.

Das Warenausgangsmodul ist mit dem Kassensystem gekoppelt. Es ermöglicht eine Kanban-Beziehung, bei der Bestellvorgänge erst ausgelöst werden, wenn die Regal- bzw. Lagersituation dies anzeigt, und nur in dem Umfang bestellt wird, wie durch Abverkäufe veranlasst. Dadurch können Lagerbestände und die daraus resultierende Kapitalbindung minimiert werden. Dabei werden schließlich folgende Daten festgehalten:

• Art der verkauften Waren, Menge/Sortierung der verkauften Waren, Kaufverbund von Artikeln, Warenausgangstermin, Warenausgangspreis.

Die Ausgabemodule betreffen vor allem folgende Inhalte:

• Bestellung und Wareneingang zur Erfassung, Verwaltung und Ausdruckung von Bestellvorschlägen, Erfassung, Korrektur und Ausdruckung von Bestellungen, automatischen Nachbestellung nach festen Entscheidungsregeln Bestelldoktrinen, Erstellung von Wareneingangsscheinen und -protokollen sowie der Auskunft über offene Bestellungen und Bestellrückstände.

• Preise zur Erfassung, Verwaltung und Ausdruckung von Preisen und Preisänderungen.

• Lager zur Lagerbestandsverwaltung nach Lagerplätzen und Ausgabe von Artikelbewegungsprotokollen.

• Warenausgang zur Erfassung der Lagerentnahme und des Warenausgangs.

• Rechnungswesen zur Rechnungskontrolle, Rechnungserstellung und -verwaltung und Vernetzung mit den Kassen Check out.

• Analyse und Statistik zur kurzfristigen Erfolgsrechnung, Artikel- und Warengruppenanalyse sowie Aktionsauswertung.

Datenerfassung

Das computergestützte, geschlossene Warenwirtschaftssystem ist somit ein Modell aller Geschäftsprozesse eines Handelsunternehmens und besteht im Einzelnen aus vier Ebenen, die jeweils Teilprozesse abbilden:

• Das Warenprozessmodell gilt in Bezug auf die physischen Warenflüsse wie z.B. Entladung, Einlagerung, Kommissionierung, Transport, die in einem EDV-System abgebildet werden.

• Das Dispositionsprozessmodell gilt in Bezug auf Entscheidungen, die Warenprozesse auslösen oder durch Warenprozesse ausgelöst werden, jedoch nicht unmittelbar mit der Ware zu tun haben, wie z.B. Bestellung, Auftragseingang, Rechnungseingang, Rechnungsprüfung, Rechnungsschreibung, Lieferscheinschreibung, Inventur.

• Das Abrechnungsprozessmodell gilt in Bezug auf die monetären Flüsse aus Einkaufs- und Verkaufspreisen und -konditionen Belastung bzw. Entlastung von Leistungstellen, die das Warenprozess- und das Dispositionsprozessmodell wertmäßig abbilden allerdings sind Aspekte der Preispolitik im GWWS nicht unumstritten.

• Das Informations- und Planungsprozessmodell gilt in Bezug auf die Steuerung, Kontrolle, Optimierung und Planung der Prozesse auf Basis der Informationen aus Warenprozess-, Dispositionsprozess- und Abrechnungsprozessmodell wie z.B. Sortimente, Preise, Bestände.

Basis ist damit die vollständige Datenerfassung beim Wareneingang, bei der Warenlagerung und beim Warenausgang. Dadurch wird eine exakte Erfolgszurechnung am Handelsplatz darstellbar. Folglich ist eine optimierte, artikelgenaue Platzierung von Waren mit Hilfe von Computerprogrammen in Abhängigkeit von den Größen Einstandspreis, Verkaufspreis, Umschlaggeschwindigkeit, Regalplatzbeanspruchung, indirekte Vergütungen z.B. WKZs und Handlungskosten möglich. Aus diesen Daten lässt sich eine aussagefähige Erfolgskontrolle ableiten, die dem Deckungsbeitrag ähnlich ist.

Diese Möglichkeit entsteht erst seit Einführung der Scannerkassen, die Artikelcodes zur automatischen Identifikation lesen. Es gibt optische Codes als Strich- oder OCR-Codes, magnetische Codes und gelochte Codes. Der verbreitetste Strichcode auf Waren ist der EAN-Code für Europäische Artikelnummerierung. Jedem Hersteller und jedem Artikel werden EAN-Codes zugeordnet. Diese befinden sich auf mehreren Belegen:

• Auf der Transportverpackung der angelieferten Produkte. Dort werden sie durch mobile Datenerfassungsgeräte MDE/LED-Scanner eingelesen und durch Datum und Menge ergänzt.