Der richtige Agenturpartner ist für den Erfolg von Dialogmarketing-Maßnahmen von besonderer Bedeutung. Aber welcher Partner ist der richtige und wie wählen Sie diesen effizient aus?

In diesem Beitrag erfahren Sie:

• wie Sie den Auswahlprozess optimal gestalten,
• was Sie bei der Durchführung von Workshops beachten müssen,
• wie Sie einen Pitch durchführen.

Der Auswahl-Prozess

Das Ziel ist klar: Wie finden Sie den besten Agentur-Partner für die Direktmarketing-Aufgaben Ihres Unternehmens? Für die Auswahl stehen grundsätzlich ganz unterschiedliche Methoden zur Verfügung. Je nach individueller Situation kann die eine oder andere die richtige Wahl sein. Ein Patentrezept für die richtige Methode gibt es nicht. Generell gilt: Der »klassische« Weg der Wettbewerbspräsentation ist zeit- und kostenintensiv für Ihr Unternehmen genauso wie für die teilnehmenden Agenturen. Wie Sie auch mit anderen Methoden den richtigen Partner finden und im Falle eines Falles einen Pitch effizient durchführen, zeigt Ihnen dieser Überblick:

Was soll Ihr Agentur-Partner leisten?

Ganz am Anfang steht die Überlegung, nach welcher Art von Dialogmarketing-Partner Sie suchen. Eine beratungsstarke Full-Service Agentur? Eine Kreativ-Agentur, die Ihre strategischen Vorgaben umsetzt? Ein Partner für internationale Maßnahmen? Erst wenn Sie diese grundsätzliche Richtungs-Entscheidung getroffen haben, können Sie die Suche nach der richtigen Agentur effektiv anpacken. Stellen Sie sich selbst klare Fragen:

• Welche Dialogmarketing-Aufgaben haben Sie geplant und welche muss Ihr Partner leisten können?

• Welche konkreten Beratungsleistungen erwarten Sie von Ihrer Agentur?

• In welcher Konstellation soll die Umsetzung von konkreten Maßnahmen, zum Beispiel Mailings erfolgen?

Zudem können folgende Eigenschaften bei Ihrer Bewertung und Auswahl eine Rolle spielen:

• Grundsätzliche Philosophie der Agentur

• Grundsätzliche Arbeits-Methodik

• Spezielle Produkt- und/oder Branchenerfahrung

• Größe der Agentur/Anzahl der Mitarbeiter

• Kundenstruktur

• Bedeutendste Etats

• Sitz der Agentur, falls räumliche Nähe für Sie relevant ist

• Internationale Erfahrung und Anbindung an ein internationales Agentur-Netzwerk

Die Erfahrung zeigt: Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen ist ein beratungsstarker Partner besonders empfehlenswert. Dieser liefert neben der kreativen Umsetzung auch wichtige strategische Impulse. Full-Service Agenturen mit einer spezialisierten Dialogmarketing-Abteilung bieten einen weiteren Vorteil: Synergien mit Ihren klassischen Werbemaßnahmen. Die Zusammenarbeit mit mehreren Agenturen führt in der Regel zu erhöhtem Abstimmungsaufwand und damit höheren Kosten. Zudem müssen mehrere Agenturen fundiertes Wissen über Ihr Unternehmen und Ihren Markt aufbauen.

Vorab-Screening

Sie wissen, was Sie wollen und haben Ihre Anforderungen definiert? Dann gilt es jetzt, den vielschichtigen Markt nach geeigneten Agenturen zu durchforsten. Aber wo beginnen?

Folgende Leitpunkte helfen Ihnen bei der Suche:

• Auf der Website des Deutschen Direktmarketing Verbands e.V. unter www.ddv.de finden Sie eine Liste der Mitgliedsagenturen. Über eine Suchfunktion auf der Seite können Sie Ihre Suche einschränken, zum Beispiel auf ein Postleitzahlengebiet oder ein konkretes Leistungsprofil. Die gefundenen Agenturen werden mit einem Kurzportrait angezeigt.

• Ebenfalls eine gute Adresse: der Gesamtverband Kommunikationsagenturen unter www.gwa.de. Auch hier erhalten Sie einen schnellen Überblick über leistungsstarke Agenturen. Und auch hier gibt es eine Suchfunktion mit Kurzportraits: den GWA Suchagenten.

• Der schnellste Weg, um sich einen weiteren Einblick in die Leistungen einer Agentur zu verschaffen, ist die Website der jeweiligen Agentur. Hier finden Sie in der Regel aktuelle Fallbeispiele und erhalten einen ersten Einblick in die Kundenstruktur, die Philosophie und den »eigenen Auftritt«.Und noch etwas lässt sich schnell dabei lernen: wie die jeweilige Agentur mit ihrem eigenen Marktauftritt umgeht.

Am Ende Ihres Screenings sollten Sie eine Vorauswahl von drei bis maximal zehn Agenturen haben je nachdem, wie Sie weiter verfahren wollen. Drei bis fünf Kandidaten sind die Obergrenze für Workshop und Screening. Fünf bis zehn die richtige Zahl für die erste Vorauswahl für einen Pitch.

Individualgespräch

Das Individualgespräch ist die grundlegendste Art und Weise, Ihre zukünftige Agentur kennen zu lernen und kann für sich allein zu starken Partnerschaften führen. Gehen Sie das Gespräch wie ein Vorstellungsgespräch an. Geben Sie den Kandidaten ausreichend Gelegenheit, die Agentur und die Menschen dahinter vorzustellen beispielsweise im Rahmen einer Agenturpräsentation. Im anschließenden Gespräch können Sie durch gezielte Fragen das Gespräch steuern und viele für Ihre erfolgreiche Dialog-Kommunikation entscheidende Informationen sammeln.

Bereiten Sie sich auf die Gespräche sorgfältig vor. Folgende Punkte helfen Ihnen dabei, je nach Situation und Anforderung einen umfassenden Fragenkatalog aufzustellen:

• Wie ist das Tagesgeschäft organisiert? Wie läuft es ab?

• Wie und in welchen Intervallen wird an die Kunden berichtet?

• Welche Instrumente werden zur Budgetplanung und Controlling eingesetzt?

• Welche Vorgehensweise kommt in der Regel bei der Ausarbeitung von Kampagnen und Strategien zur Anwendung?

• Wie werden Leistungsspitzen abgefangen?

• Wie sieht die Mitarbeiterstruktur aus? Welche Aufgaben werden von festen, welche von freien Mitarbeitern erbracht?

• Wie sehen die Team-Strukturen in der Agentur aus?

• Welchen Kundenstamm hat die Agentur?

• Welches für Ihr Unternehmen relevantes Branchenwissen und welche Erfahrungswerte sind vorhanden?

• Über welche internationale Erfahrung verfügt die Agentur?

• Besteht eine Mitgliedschaft/Kooperation in einem internationalen Agentur-Netzwerk?

Und nach dem Gespräch? Vertrauen Sie auf Ihren ersten Eindruck und die Kompetenz, die Ihnen durch Fallbeispiele und das Team selbst demonstriert wurde. Wenn Sie ein rundum gutes Gefühl haben, geben Sie Ihrem Favoriten zeitnah die Chance für einen ersten Probe-Job. Das spart Ihnen viel Zeit im Auswahlverfahren und Sie sehen »live«, was die Agentur im Stande ist für Sie zu leisten.

Workshops

Workshops sind eine weitere effiziente Option, um Agenturen auf Herz und Nieren zu prüfen und Ihren Favoriten ausfindig zu machen. Dabei gibt es ganz unterschiedliche Arten, wie Sie einen solchen Workshop inhaltlich ausrichten können. Grundsätzlich gilt: Ein Workshop ist deutlich weniger aufwändig als etwa ein Pitch-Verfahren. Gleichzeitig gibt ein Workshop Ihnen die Möglichkeit, das Team der Agentur »live« zu erleben und einen guten Eindruck davon zu bekommen, wie eine Agentur eine Aufgabenstellung löst. So erkennen Sie anhand von Ihnen gesetzten Themen und Aufgaben, wer auf welche Weise die besten Lösungen für Sie erarbeitet.